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Text File  |  1991-07-18  |  3.7 KB  |  85 lines
  1.  
  2. The purpose of this program is to track stock levels of consumables.  We use 
  3. it because our consumables are humungously expensive and we don't want to keep 
  4. more of them in stock than neccessary, but it also really important that we 
  5. don't run out of them.
  6.  
  7. The program stores a few set fields which includes the number of items in 
  8. stock, the number on order, the number required in stock and the reorder 
  9. quantity.  Items are referenced by a manufacturer's catolog number, which is 
  10. should be displayed on the packaging.  Items can be removed from the database 
  11. by blanking out their catalog number. 
  12.  
  13. The system needs to be set up initially by typing all the details of stock 
  14. used into the database (Maintainance menu / Enter item).  This is time 
  15. consuming and a pain, but there's not really any way around it. 
  16.  
  17. We developed this program to use in the storeroom attached to our operating 
  18. theatres.  The nurses enter delivery details of items into the computer when 
  19. they are delivered.  During the day, they tear labels off items as they use 
  20. them and then enter the catalog numbers into the machine at the end of the 
  21. day.  They then use the software to generate new orders for them (Summaries 
  22. menu / Orders pending).  The system has been running for three years now.  The 
  23. users's, who are a fairly technophobic are quite happy using it, after the 
  24. inevitable initial skeptisism.
  25.  
  26. In most parts of the program help can be obtained by pressing the F1 key, and 
  27. Esc should always get you back to the main menu.  Most of the features of the 
  28. program are really pretty obvious, but a few notes may help with some of the 
  29. more obscure ones.
  30.  
  31. The summaries menu generates various lists of items that the nurses have said 
  32. they wanted over the years.  For some lists, the program prompts for 
  33. manufacturer or item type.  Just pressing Enter selects all items.
  34.  
  35. Daily backups on floppy disks can be enabled under Xtra features / Setup 
  36. stuff.  This is useful on single user machines and allows a daily backup to be 
  37. made by non-computer literate staff.  Also under this feature, the user can 
  38. select american or british date format.
  39.  
  40. Function keys F2 to F9 can be programmed to enter specific commonly required 
  41. strings.  This is found under Xtra features / Define F keys.
  42.  
  43. Account numbers can be attached to items.  Account names are attached to these 
  44. numbers in the Xtra features / Name accounts option.
  45.  
  46. Running totals of usage can be kept over a period.  These totals are set to 
  47. zero using Xtra features / Zero totals.
  48.  
  49. The system implements file and record locking and should run on any network.  
  50. It also responds intelligently to user's rights, locking out inappropriatte 
  51. features if the database can only be opened as a read-only file.
  52.  
  53. Hope you find this program useful.
  54.  
  55. Please send comments/bug reports/money,
  56.  
  57. Enjoy!
  58.  
  59. Peter Summers
  60.  
  61.  
  62. VERSION HISTORY (since I started keeping one):
  63.  
  64. 5.2d    Fixed a problem which caused the program to crash sometimes after the 
  65.         Xamine Database option in the Xtra Features menu was used.
  66.  
  67. 5.2e    Fixed a problem with printing item details, and corrected an incorrect
  68.         example of how to set up printer codes in one help screen.
  69.  
  70. 5.2f    Now compiled in Clipper 5.01.
  71.  
  72. 5.2g    Better error handling, should now be able to run from the clipper path
  73.         if required.  If the use has write but not delete privledges, he can
  74.         alter the database but not the settings file.
  75.  
  76. 5.2h    Various cosmetic changes.
  77.  
  78. 5.2i    Made the orders print out again!  (Clipper 5 handles reports slightly
  79.         differently.)
  80.  
  81. 5.3     Completely recoded the way the user selects an item with an incomplete
  82.         catalog number.
  83.  
  84. 5.3a    Now exits the credit screen as soon as a key is pressed.
  85.